Viele HR-Teams wissen, dass digitale Verträge effizienter sind, aber der Start fühlt sich nach Aufwand an. Neues System, Mitarbeiter mitnehmen, Prozesse anpassen. Wie kompliziert ist das wirklich?

Bei staffSign ist der Weg vom ersten Login bis zum ersten signierten Vertrag kürzer als erwartet. Dieser Artikel führt Sie durch die drei Schritte mit realistischen Zeitangaben und Hinweisen, worauf es ankommt.

Was Sie vorab brauchen

Einen staffSign-Account (kostenlos unter staffsign.de/registrierung)
Eine Vorstellung davon, welche Vertragsart Sie zuerst digitalisieren möchten (z. B. Mini-Job oder kurzfristige Beschäftigung)
Etwa 30 bis 60 Minuten für die Ersteinrichtung

Schritt 1: Account einrichten (~10 Minuten)

Nach der Registrierung loggen Sie sich unter staffsign.promotionbasis.de ein. In der linken Navigation finden Sie den Bereich „Verträge / staffSign” mit den beiden Unterpunkten „Vertragsvorlagen” und „Verträge”. Mehr brauchen Sie für den Start nicht.

Die Daten Ihres Unternehmens als Vertragsersteller geben Sie später beim Anlegen des ersten Vertrags ein.

API-Zugang (optional): Wer staffSign über eine eigene Software oder ein HR-System anbinden möchte, findet die API-Keys im Admin-Bereich unter „API Keys”. Die Anbindung ist ohne Zusatzkosten verfügbar.

Schritt 2: Erste Vertragsvorlage anlegen (~20 Minuten)

Vertragsvorlagen sind das Herzstück von staffSign. Sie legen eine Vorlage einmal an und können danach in Sekunden neue Verträge erstellen.

Zwei Wege zur ersten Vorlage:

Option A: Vorlage aus der Bibliothek nutzen staffSign stellt Systemvorlagen für Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Midijob, Werkstudierende, Praktika und kurzfristige Beschäftigung bereit, jeweils befristet oder unbefristet. Für viele HR-Teams ist das ein schneller Einstieg.

Option B: Eigene Vorlage erstellen Wer eigene Vertragstexte verwenden möchte, klickt unter „Vertragsvorlagen” auf „+ Neue Vertragsvorlage”. Alternativ beschreiben Sie dem KI-Assistenten im Chat, was die Vorlage enthalten soll, und lassen sie erzeugen. Ein bestehendes Word- oder PDF-Dokument lässt sich nicht einfach hochladen. In der Vorlage stehen Platzhalter für variable Felder wie Name, Startdatum, Einsatzort und Vergütung. Ein Vertrag kann erst erstellt werden, wenn alle Platzhalter befüllt sind. Wer staffSign per API anbindet, kann Vorlagen auch programmatisch anlegen.

AES oder QES: was wählen Sie?

Die Signaturstufe ist nicht an die Vorlage gekoppelt. Sie wählen sie bei jedem Vertrag neu, und sie hängt von der Vertragsart ab:

Vertragsart	Signaturlevel	Preis
Unbefristeter Arbeitsvertrag	AES	3,00 €
Befristeter Vertrag (Folgevertrag)	QES	6,00 €
Befristeter Vertrag (Erstvertrag)	QES inkl. Ident	10,00 €

Befristete Verträge benötigen die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) – das ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Für unbefristete Verträge genügt die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (AES).

Die QES erfordert beim ersten Vertrag mit einem Mitarbeiter eine einmalige Identitätsprüfung per eID oder Video-Ident. Das dauert etwa 5 bis 10 Minuten. Ab dem zweiten Vertrag mit derselben Person entfällt dieser Schritt.

Schritt 3: Ersten Vertrag versenden und Status verfolgen (wenige Minuten)

Den ersten Vertrag erstellen Sie über die Vorlage oder den Button „+ Neuer Vertrag”. Die Maske führt Sie durch fünf Schritte:

Auswahl: Vorlage, Signaturstufe und optional Kandidat und Stellenanzeige
Vertragsersteller: die Daten Ihres Unternehmens
Vertragsempfänger: Name und E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
Vertragsdaten: Beschäftigungsart, Arbeitszeit und Bedingungen
Zusammenfassung: mit Buchungs- und Preisübersicht, dann versenden

Der Mitarbeiter erhält einen persönlichen Signaturlink per E-Mail.

Was der Mitarbeiter sieht: Kein App-Download, kein Konto, keine Registrierung. Er öffnet den Link im Browser, liest den Vertrag und unterschreibt digital. Das funktioniert auf dem Smartphone genauso wie am Desktop.

Status im Dashboard: Unter „Verträge” sehen Sie, wo jeder Vertrag steht: versendet, geöffnet, unterschrieben, abgeschlossen, abgelaufen oder storniert. Nach der Unterschrift werden Sie benachrichtigt. Sind alle Unterschriften da, steht das signierte PDF mit Zeitstempel und Audit-Trail bereit. Der Signaturlink ist standardmäßig 14 Tage gültig, danach lässt sich der Vertrag neu versenden.

Mitarbeiter informieren: Eine kurze Nachricht reicht

Erfahrungsgemäß hilft eine kurze Vorab-Information, bevor der erste Signaturlink ankommt. Ein einfaches Beispiel:

„Wir stellen unsere Vertragsunterzeichnung auf ein digitales Verfahren um. Sie erhalten in Kürze per E-Mail einen Link, über den Sie Ihren Arbeitsvertrag direkt im Browser unterzeichnen können – ohne Download oder Konto. Der Vorgang dauert wenige Minuten.”

Das nimmt Unsicherheit und reduziert Rückfragen.

Häufige Fragen beim Start

„Muss der Mitarbeiter ein Konto anlegen?” Nein. Der Signaturlink funktioniert ohne Registrierung. Der Mitarbeiter öffnet den Link und unterschreibt direkt.

„Was passiert, wenn ein Mitarbeiter den Link nicht öffnet?” Reagiert ein Mitarbeiter nicht, versenden Sie per Klick eine Erinnerungs-E-Mail. Läuft der Link nach 14 Tagen ab, können Sie den Vertrag neu versenden.

„Wie lange sind Verträge im Dashboard verfügbar?” Signierte Verträge bleiben mit vollständigem Audit-Trail im Dashboard gespeichert, solange der Account aktiv ist.

Nächste Schritte nach dem Start

Nach dem ersten Vertrag lohnt es sich, zwei Dinge zu prüfen:

Weitere Vorlagen anlegen – für häufig genutzte Vertragsarten (Minijob, Saisonkraft, Projektvertrag)
API-Integration prüfen – wenn staffSign in ein bestehendes HR-System eingebunden werden soll, ist das ohne Zusatzkosten möglich

Fragen zur Einrichtung? Lesen Sie die API-Dokumentation oder kontaktieren Sie den Support direkt.

→ Jetzt kostenlos starten auf staffsign.de

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Für rechtliche Fragen zur Schriftformerfordernis bei Arbeitsverträgen empfehlen wir die Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Dieser Artikel wurde mit KI-Unterstützung erstellt.

staffSign einführen: In 3 Schritten zum ersten digitalen Arbeitsvertrag